Datenschutzerklärung

Verarbeitungszwecke / Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zur Bereitstellung unserer Website, Web-App und mobilen App, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Vertragsdurchführung, zur Bereitstellung und Absicherung der Plattform, zur Nutzerverwaltung, zur Zahlungsabwicklung, zur Kommunikation, zum Support, zur Verwaltung von Restaurant- und Unternehmenskonten, zur Durchführung von QR-Check-ins und Einlösungen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist;
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, insbesondere für IT-Sicherheit, Stabilität, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention, Nachweisführung und Betrieb der Plattform;
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen, insbesondere steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten;
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt wird, z. B. für Newsletter oder optionale Funktionen.

Kategorien von Empfängern

Personenbezogene Daten können, soweit erforderlich, an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften;
• externe Dienstleister oder sonstige Auftragnehmer, insbesondere für Hosting, technische Infrastruktur, E-Mail-Versand, IT-Betrieb, Support, Zahlungsabwicklung, App-Builds, App-Stores und Object Storage;
• technische Entwicklungs-, Wartungs- und Betriebsdienstleister;
• Steuerberater und Buchhaltungsdienstleister;
• Datenschutzbeauftragte und rechtliche Berater;
• weitere externe Stellen, soweit eine Einwilligung vorliegt oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigtem Interesse zulässig ist.

Nach aktuellem Stand können insbesondere Hetzner, Hostinger, Stripe, Expo, Apple, Google, GitHub sowie Cefuya UG als technischer IT-Dienstleister relevant sein.

Drittlandtransfers

Wir legen unsere technische Infrastruktur grundsätzlich auf eine Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums aus. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums oder ein Zugriff aus Drittstaaten kann in Einzelfällen jedoch nicht ausgeschlossen werden. Dies kann insbesondere bei bestimmten Zahlungs-, App-Store-, App-Build-, Kommunikations- oder Plattformdiensten relevant sein, z. B. Stripe, Apple, Google, Expo oder GitHub.

Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden und kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht, stellen wir sicher, dass geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO vorgesehen sind. Hierzu können insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen oder sonstige zulässige Mechanismen gehören.

Dauer der Datenspeicherung

Die Dauer der Speicherung richtet sich nach dem jeweiligen Verarbeitungszweck und den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Geschäfts-, abrechnungs- und steuerrechtlich relevante Unterlagen werden in der Regel für die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen gespeichert. Sonstige Daten werden gelöscht, anonymisiert, gesperrt oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen, vertraglichen oder berechtigten Aufbewahrungsgründe entgegenstehen.

Verarbeitungszweck

Bereitstellung der Website, Web-App und App, technische Auslieferung der Inhalte, IT-Sicherheit, Fehleranalyse, Stabilität, Missbrauchsprävention und Nachweis sicherheitsrelevanter Vorgänge.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und fehlerfreien Betrieb unserer Website, Web-App, App und technischen Infrastruktur. Soweit die Verarbeitung für die Bereitstellung vertraglicher Leistungen erforderlich ist, ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Rechtsgrundlage.

Speicherdauer

Technische Logs werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse und Nachweiszwecke erforderlich ist. Soweit personenbezogene technische Daten, insbesondere IP-Adressen oder User-Agent-Daten, in Sicherheits- oder Tokenkontexten verarbeitet werden, erfolgt nach aktuellem Löschkonzept grundsätzlich eine zeitlich begrenzte Speicherung und anschließend eine Löschung oder Anonymisierung, soweit keine längere Aufbewahrung aus Sicherheits-, Nachweis- oder gesetzlichen Gründen erforderlich ist.

4.1 Kontaktaufnahme, Kontaktformulare und Support

Wenn Sie uns über ein Kontaktformular, ein Partnerformular, ein Unternehmensformular, per E-Mail oder über sonstige Kommunikationswege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten.

Betroffene Daten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmensname, Rolle oder Funktion, Inhalt der Anfrage, technische Kommunikationsdaten, Anhänge sowie weitere freiwillig mitgeteilte Informationen. Bei Supportanfragen können zusätzlich Informationen zu Ihrem Nutzerkonto, Ihrer App- oder Web-App-Nutzung, Fehlermeldungen, Screenshots, Transaktions- oder Einlösungsdaten verarbeitet werden, soweit dies zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist.

Verarbeitungszweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Kommunikation, Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung, Kunden- und Partnerbetreuung, Support, Fehleranalyse und Dokumentation der Kommunikation.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen zusammenhängt. Im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit eine Einwilligung abgefragt wird, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Rechtsgrundlage.

Dauer der Datenspeicherung: Anfragen werden gelöscht, sobald sie abschließend bearbeitet wurden und keine gesetzlichen, vertraglichen oder berechtigten Aufbewahrungsgründe entgegenstehen.

4.2 Kein Einsatz externer Webanalyse- oder Marketing-Tracking-Dienste

Wir setzen auf unserer Website und Web-App nach aktuellem Stand keine externen Webanalyse- oder Marketing-Tracking-Dienste ein. Insbesondere verwenden wir derzeit nicht: Google Analytics, Google Ads Conversion Tracking, Google Tag Manager, Matomo, Meta Pixel, Hotjar, Retargeting-Technologien oder geräteübergreifendes Tracking.

Eine Analyse des Nutzerverhaltens zu Werbe-, Profiling- oder Retargetingzwecken findet nach aktuellem Stand nicht statt. Sollten künftig Analyse- oder Marketingdienste eingesetzt werden, erfolgt dies nur, soweit hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht und, soweit erforderlich, zuvor eine Einwilligung eingeholt wurde.

4.3 Externe Kartendienste und Google Maps

Unsere App oder Web-App kann Funktionen enthalten, mit denen Restaurantstandorte angezeigt oder externe Kartendienste geöffnet werden können. Soweit wir lediglich Links zu externen Kartendiensten bereitstellen, werden personenbezogene Daten grundsätzlich erst verarbeitet, wenn Sie den jeweiligen Link öffnen und dadurch die Website oder App des externen Anbieters aufrufen.

Eine produktive Einbindung von Google Maps oder Google APIs erfolgt nur, soweit dies in der technischen Produktionsumgebung aktiviert ist. Soweit Google Maps oder Google APIs künftig produktiv eingebunden werden, können insbesondere IP-Adresse, Standort- oder Adressdaten, technische Geräteinformationen und Nutzungsdaten an Google übermittelt werden. In diesem Fall werden wir die entsprechenden Informationen in dieser Datenschutzerklärung ergänzen.

4.4 Schriftarten

Soweit Schriftarten auf unserer Website oder Web-App eingesetzt werden, sollen diese nach Möglichkeit lokal eingebunden werden. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an externe Anbieter von Schriftarten, insbesondere Google Fonts, findet beim Aufruf der Website nicht statt, soweit Schriftarten lokal bereitgestellt werden.

4.5 Einsatz eigener technisch erforderlicher Cookies und lokaler Speichertechnologien

Unsere Website, Web-App und App verwenden technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare lokale Speichertechnologien, soweit dies für den Betrieb, die Sicherheit und die Bereitstellung unserer Dienste erforderlich ist. Dabei können insbesondere folgende Speicherungen erfolgen:

• Session-Cookies zur Anmeldung und Sitzungsverwaltung;
• technische Speicherungen zur Darstellung und Bedienbarkeit;
• Speicherung von Cookie- bzw. Datenschutzeinstellungen;
• Speicherung von Spracheinstellungen oder Darstellungseinstellungen;
• technische Speicherungen zur Authentifizierung und Zugriffskontrolle;
• sicherheitsrelevante technische Informationen.

In diesen technisch erforderlichen Cookies und Speicherungen werden keine personenbezogenen Daten zu Werbe- oder Trackingzwecken gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Speicherung für die Nutzung der Plattform erforderlich ist; ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit optionale Cookies oder vergleichbare Technologien auf Grundlage Ihrer Einwilligung eingesetzt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Rechtsgrundlage. Soweit für das Speichern oder Auslesen von Informationen auf Ihrem Endgerät eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Technisch notwendige Speicherungen erfolgen auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG.

Sie können die Speicherung von Cookies in Ihrem Browser grundsätzlich verhindern. In diesem Fall kann die Nutzung der Website, Web-App oder App jedoch eingeschränkt oder nicht möglich sein.

4.6 Newsletter und Marketing-E-Mails

Sofern Sie dem Erhalt von Newslettern oder vergleichbaren Informationen zugestimmt haben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse sowie – je nach Nutzerkonto – Ihren Namen und die Zuordnung zu Ihrer Rolle, z. B. als Privatkunde, Restaurantpartner oder Ansprechperson eines Unternehmenskunden.

Die Anmeldung erfolgt über eine ausdrückliche Einwilligung, z. B. durch Aktivierung einer entsprechenden Option im Registrierungs- oder Partnerschaftsformular oder über einen Schalter in Ihren Kontoeinstellungen. Wir speichern Ihre Einwilligung in unserem System als Newsletter-Opt-in. Ein Double-Opt-in führen wir derzeit nicht durch.

Der Versand erfolgt über unseren eigenen E-Mail-Versand über einen konfigurierten SMTP-Dienst. Es wird kein separates externes Newsletter-Marketing-Tool, z. B. Mailchimp, für den Versand eingesetzt.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf ist am einfachsten über die Newsletter-Einstellung in Ihrem Benutzerkonto bzw. Kontoeinstellungen möglich. Alternativ können Sie uns unter privacy@uffgermany.de kontaktieren.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wir speichern die Einwilligung, soweit erforderlich, zum Nachweis und bis zum Widerruf bzw. bis der Zweck entfällt.

5.1 Nutzerkonten, Registrierung und Authentifizierung

Für die Nutzung bestimmter Funktionen unserer Web-App und mobilen App ist eine Registrierung bzw. Anmeldung erforderlich. Im Rahmen der Registrierung, Anmeldung und Verwaltung Ihres Nutzerkontos verarbeiten wir personenbezogene Daten, die für die Einrichtung, Bereitstellung, Sicherheit und Verwaltung Ihres Kontos erforderlich sind.

Betroffene Daten: Name und Vorname, E-Mail-Adresse, Nutzer-ID bzw. interne Kennungen, Login- und Authentifizierungsdaten, Rollen- und Berechtigungsinformationen, Kontostatus, Verifizierungsstatus, technische Token- und Sitzungsdaten sowie Sicherheits- und Ereignisdaten im Zusammenhang mit Login, Verifizierung und Passwort-Reset.

Die Authentifizierung erfolgt über unseren Identitätsdienst Keycloak, der nach aktuellem Stand auf unserer eigenen technischen Infrastruktur betrieben wird. Im Rahmen der Registrierung und Anmeldung können zudem E-Mails zur Verifizierung, zur Passwort-Zurücksetzung, zur Sicherheit Ihres Kontos oder zu systembezogenen Vorgängen versendet werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragsdurchführung; ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an sicherer Authentifizierung, Zugriffskontrolle, Missbrauchsprävention und Schutz der Plattform.

5.2 Nutzung der Plattform, Mitgliedschaft, Credits und Einlösungen

Wenn Sie unsere Plattform, Web-App oder mobile App nutzen, verarbeiten wir personenbezogene Daten, die für die Bereitstellung und Verwaltung der Plattformfunktionen erforderlich sind, insbesondere Kontodaten, Mitgliedschafts- und Abonnementstatus, Credits bzw. Kontingente, Einlösungen und Check-ins sowie technische Status- und Sicherheitsinformationen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Sicherheits-, Nachweis-, Abrechnungs- und Missbrauchspräventionszwecke kann die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

5.3 Standortdaten, Geofence-Prüfung und QR-Check-in

Unsere mobile App kann standortbezogene Funktionen bereitstellen. Standortdaten werden nur verarbeitet, wenn Sie die entsprechende Berechtigung auf Ihrem Endgerät erteilt haben oder eine standortbezogene Funktion aktiv nutzen.

Nach aktuellem technischen Stand werden Standortkoordinaten des Nutzers nicht dauerhaft im QR-Redemption-Datensatz gespeichert. Die Standortprüfung erfolgt zweckgebunden und grundsätzlich temporär im Rahmen der jeweiligen Check-in- oder Einlösefunktion. Restaurant-Standortdaten werden hingegen gespeichert, soweit dies für die Anzeige, Verwaltung und Nutzung der Plattform erforderlich ist.

5.4 Lokale Erinnerungen und Push-Benachrichtigungen

Unsere App versendet nach aktuellem Stand keine werblichen Remote-Push-Benachrichtigungen über Apple-, Google- oder Expo-Push-Dienste. Sie können in der App gegebenenfalls lokale Erinnerungen aktivieren, die lokal auf Ihrem Endgerät eingerichtet und verwaltet werden.

5.5 App-Analytics und Crash-Reporting

Nach aktuellem Stand setzen wir keine separaten Drittanbieter-Tools für App-Analytics, Crash-Reporting oder Error-Tracking wie Sentry, Firebase Crashlytics oder Datadog ein. Unabhängig davon können Apple oder Google im Rahmen der jeweiligen App-Store- und Betriebssystemfunktionen technische Absturz- oder Diagnosedaten verarbeiten.

5.6 Restaurantpartner, Unternehmenskonten und Firmenmitarbeitende

Unsere Plattform kann sowohl von privaten Endnutzern als auch von Restaurantpartnern, Unternehmenskunden, Company-Admins, Firmenmitarbeitenden und administrativen Nutzern verwendet werden. Bei Restaurantpartnern können zusätzlich Restaurant-Stammdaten, Adressen, Öffnungszeiten, Menüs, Angebote, Bilder, Logos und sonstige Profilinformationen verarbeitet werden.

Soweit UFF Daten von Firmenmitarbeitenden im Auftrag eines Unternehmenskunden verarbeitet, können ergänzende Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung erforderlich sein.

5.7 Datei- und Bild-Uploads / Object Storage

Unsere Plattform ermöglicht bestimmten Nutzern, insbesondere Restaurantpartnern, Datei- und Bildinhalte hochzuladen. Die Uploads werden in einem S3-kompatiblen Object Storage gespeichert. Nach aktuellem Stand wird hierfür ein Object-Storage-Dienst in der technischen Infrastruktur von Hetzner genutzt.

Bitte laden Sie keine personenbezogenen Inhalte hoch, wenn dies für den jeweiligen Zweck nicht erforderlich ist.

5.8 Löschung Ihres Benutzerkontos

Sie können die Löschung Ihres Benutzerkontos in den Kontoeinstellungen unserer Web-App beantragen, insbesondere im Bereich „Konto löschen“. Nach Ihrer Anfrage senden wir Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link. Die endgültige Löschung bzw. Anonymisierung Ihres Kontos erfolgt erst nach Bestätigung über diesen Link und nach Ablauf etwaiger Warte- oder Sperrfristen.

Eine ausführliche Anleitung finden Sie auf unserer Seite Konto löschen.

Nicht in jedem Fall vollständig gelöscht werden Daten, die wir aus berechtigten Gründen weiter aufbewahren müssen oder dürfen, insbesondere Vertrags-, Abrechnungs- und steuerrelevante Unterlagen, Protokolle zu Einlösungen und Check-ins, technische und administrativ notwendige Protokolle sowie Daten in Sicherungskopien.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 17 DSGVO; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO.

8.1 Verarbeitung von Kundendaten und Interessentendaten

Zur Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung verarbeiten wir mitgeteilte Daten, insbesondere Name, Kontaktdaten, Unternehmensdaten, Vertragsdaten, Angebotsdaten, Rechnungsdaten sowie Informationen zu Mitgliedschaften, Abonnements, Credits oder Kontingenten.

8.2 Bewerbungsverfahren

Dieser Abschnitt gilt nur, soweit Bewerbungen an uns übermittelt werden, insbesondere per E-Mail. Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bewerbungsdaten werden nach Abschluss des Verfahrens in der Regel binnen vier bis sechs Monaten gelöscht, soweit keine Einwilligung in eine längere Speicherung vorliegt.

8.3 Verarbeitung von Beschäftigtendaten

Dieser Abschnitt gilt nur, soweit Beschäftigtendaten durch die UFF-Germany GmbH verarbeitet werden, auf Grundlage von § 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

8.4 Lieferanten- und Dienstleisterdaten

Zur Vertragsdurchführung mit Dienstleistern verarbeiten wir insbesondere Name, Kontaktdaten, Unternehmensdaten, Vertragsdaten, Bankdaten, Rechnungsdaten und Kommunikationsdaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c und lit. f DSGVO.

8.5 Nutzung von Video-Konferenz-Software

Soweit wir für Termine mit Kunden, Interessenten, Restaurantpartnern oder Geschäftspartnern Videokonferenz-Software einsetzen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen Daten. Eine Aufzeichnung von Videokonferenzen erfolgt nur nach vorheriger Information und, soweit erforderlich, Einwilligung der Teilnehmenden.